• 2 de Octubre

Cómo administrar el tiempo en el teletrabajo

El manejo del tiempo es el principal pilar de la productividad y efectividad en los negocios, tanto para las empresas como para los trabajadores freelance. Se trata de un proceso de planificación de las horas, que tiene por objetivo aumentar el rendimiento y la eficiencia en los trabajos.

La gestión del tiempo es de suma importancia en la metodología de trabajo de una empresa. Ayuda a planificar procesos y tareas dentro de un equipo además de identificar prioridades. También es un concepto primordial, ya sea en la vida privada o en el lugar de trabajo.

Dentro del contexto laboral la gestión del tiempo parte del propio celo del trabajo de cada profesional. Es aquí donde podemos encontrarnos con distintas formas de entender la gestión del tiempo. Pero en definitiva, se refiere a la forma en que organiza y planifica cuánto tiempo dedica a actividades específicas.

Esta gestión del tiempo en el entorno laboral se hace especialmente relevante si atendemos a valores relacionados con el redimiento y la productividad.

La buena gestión del tiempo requiere un cambio importante en el enfoque de las actividades a los resultados: estar ocupado no es lo mismo que ser efectivo.

Es posible mejorar la capacidad para funcionar de manera más efectiva, incluso cuando el tiempo es escaso y las presiones son altas. Este es uno de los grandes objetivos  a conseguir al implementar una correcta gestión del tiempo. 

El estar ocupado no es sinónimo de ser productivo. Y de una vez, desechemos el mito de la multitarea. Neurológicamente se ha demostrado que no existe, sino que es la rapidez de ejecución y las visualizaciones alternativas de tareas lo que ocasiona el mito de la multitarea. Decía Marco Aurelio, gran gurú del tiempo, “haz menos, pero mejor”, y es que pensamos que el hacer se mide en cantidad cuando la productividad en la economía del conocimiento es un modelo de calidad y de resultados cualitativos.

Los beneficios de una óptima gestión de tiempo laboral son muy interesantes:

  • Mayor productividad y eficiencia.
  • Una mejor reputación profesional.
  • Menos estrés.
  • Mayores oportunidades de avance.
  • Mayores oportunidades para alcanzar objetivos importantes de vida y carrera.

A continuación, detallamos algunas de las principales causas de una mala gestión del tiempo:

  • Falta de organización
  • Comunicación ineficaz
  • Acumulación de tareas

Como líder de una empresa es importante tener en cuenta esta serie de recomendaciones para identificar la mala gestión del tiempo de los empleados:

  • ¿En qué se les está yendo el tiempo? Es importante descubrir en qué están invirtiendo su tiempo. No hablamos de estar detrás de ellos vigilando cada uno de sus movimientos. A nadie le gusta sentirse así y su nivel de productividad bajaría. Lo que sí es cierto es, que si se quiere ayudar a tu equipo a priorizar tareas, debes saber cómo están gestionando su tiempo. Es recomendable usar alguna herramienta de gestión del tiempo en la que los trabajadores puedan ir registrando sus tareas y el tiempo que les dedican para que, así, se pueda analizar qué es lo que está pasando.
  • Ayudar a evitar fallos en la planificación del tiempo. Una de las carencias más habituales entre los empleados es que no saben calcular cuánto tiempo les va a llevar realizar cada tarea o proyecto. Normalmente se planifica teniendo en cuenta el mejor de los escenarios pero, interrupciones o imprevistos pueden hacer que esa planificación se desajuste, desajustando el planning entero. Es importante ayudar a revisar los tiempos que les está llevando cada tarea y reajustar en plan de trabajo en función de las variaciones.
  • Ayudar  a “proteger” el tiempo realmente productivo. Cuando planificamos nuestra semana, lo hacemos pensando en que tenemos 8 horas diarias para realizar nuestro trabajo, el puramente productivo. Esto no es así. Invertimos, de media, el 30% de nuestro tiempo realizando tareas de poco valor, básicas y repetitivas, más administrativas que productivas para nuestro puesto. El 40% de la jornada la invertimos en las comunicaciones. Esto nos deja un 30% de la jornada, es decir, 2 horas y media, para realizar las tareas de valor y productivas. Para combatir estas fugas de tiempo, debes ayudar a tus empleados a evitar que pierdan el tiempo en tareas que no son valiosas, atribuyéndolas a otra persona y enseñándoles a delegar.